Personvernerklæring for Antje Presentasjonsteknikk
Antje – Presentasjonsteknikk vil behandle personopplysninger i forbindelse med sin virksomhet. Vi er opptatt av å behandle personopplysninger sikkert og trygt.
Her beskrives formålet og bakgrunnen for vår behandling av personopplysninger, hvilke opplysninger som behandles, og rettigheter for dem personopplysningene gjelder ved behandling av personopplysninger.
All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernreglene, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).
Dersom du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte Antje Presentasjonsteknikk – se kontaktopplysninger nedenfor.
- Ansvarlig for behandling av personopplysninger
Antje presentasjonsteknikk er behandlingsansvarlig for behandling som omtales nedenfor. Det innebærer at vi bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, i tråd med denne erklæringen. Antje Presentasjonsteknikk kan også behandle personopplysninger på andre måter enn nevnt nedenfor, men vil da informere dem personopplysningene gjelder på andre måter enn gjennom denne erklæringen.
Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomheten vi driver og formålet med vår virksomhet. Les mer om formålet vårt nedenfor.
Kontaktopplysninger for behandlingsansvarlig:
Antje Presentasjonsteknikk, ved Antje Bomann-Larsen
E-post: hei@antje.no
Telefon: 93859163
Organisasjonsnummer: 914911567
- Behandling av personopplysninger
Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Nedenfor følger de personopplysningene vi behandler om deg, formålet og det lovlige grunnlaget med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv.
Med «personopplysninger» menes all informasjon som kan knyttes til en fysisk person (sistennevnte omtales som «registrert»).
Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.
2.1. KOMMUNIKASJON OG KONTAKT
Vi behandler personopplysninger om dem som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen, samt for å henvende oss til andre som ikke er dekket av behandlingene nedenfor i erklæringen. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.
I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.
Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det som nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.
Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det er nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.
Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i to år.
2.2. E-POST
Vi benytter e-post som kommunikasjonsløsning som inneholder personopplysninger. Behandlingen er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysning gjennom e-post (se GDPR artikkel 6 (1) f) for å ha et arbeidsverktøy og kommunikasjonsløsning, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene. Hva som behandles av personopplysninger i e-poster er avhengig av e-postens formål og hva som er tatt med i denne. Våre sikkerhetsløsninger har også tilgang til e-post, men da kun i maskinell behandling.
2.3. TJENESTER
Vi samler inn og behandler personopplysninger om bruk av våre tjenester. Ved slik behandling kan vi samle inn følgende:
- Kontaktopplysninger
- Kjøpshistorikk
Kontaktopplysninger og kjøpshistorikk behandles for å oppfylle avtale med deg, slik at du kan bruke våre tjenester (GDPR artikkel 6 (1) b).
Opplysningene vil behandles så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen, dersom det skulle bli reklamasjon og til regnskapsføring. Vi kan også behandle personopplysninger knyttet til klager, reklamasjon, herunder krav, eller annet knyttet til våre tjenester.
Behandlingen skjer på grunnlag av vår interesse for å håndtere forholdet til kunder, sikre og utvikle tjenesten/produktet, verne om våre rettigheter mv., etter GDPR artikkel 6 (1) f. Vi vurderer at vi har en berettiget interesse av å behandle denne type opplysninger, og at behandling av denne type opplysninger ikke er så inngripende at personvernet til de registrerte går foran våre interesser.
2.4. INFORMASJON OG MARKEDSFØRING
Dersom du forespør informasjon eller melder deg på nyhetsbrev, eller er eksisterende kunde av oss, vil vi sende ut informasjon om våre produkter og tjenester, produkter for samarbeidspartnere, nyhetsbrev og annen informasjon og markedsføring. Vi vil da behandle ditt navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke eller avtale med deg. Behandlingen skjer inntil du enten har mottatt forespurt informasjon, har trukket ditt samtykke eller ikke lenger er kunde hos oss.
Vi behandler personopplysningene for å informere deg om tjenester og produkter som kan være av interesse for deg, og behandler personopplysningene på grunnlag av ditt samtykke GDPR artikkel 6 (1) a. Du kan når som helst trekke ditt samtykke ved å benytte eventuelle muligheter til avbestilling i forsendelser du mottar, eller ved å kontakte oss.
Ved utsendelse av informasjon om de tjenester du benytter som ikke inneholder markedsføring, vil dette gjøres uavhengig av om du har samtykket, og personopplysningene vil da behandles etter GDPR artikkel 6 (1) b ved at vi skal oppfylle en avtale med deg. Formålet med behandlingen er da å holde deg oppdatert om tjenestene du mottar.
Personopplysninger som bare samles inn for et bestemt formål, holdes på et minimumsnivå for det som er nødvendig for å oppfylle formålet.
2.5. NYHETSBREV
Vi sender nyhetsbrev på e-post til de som har abonnert på nyhetsbrevet, og bruker da personopplysningene e-postadresse og navn. E-postadressen benyttes ikke til annet enn å sende ut nyhetsbrevet.
For å motta nyhetsbrevet må du uttrykke et ønske om dette. Vi behandler derfor personopplysningene basert på oppfylling av avtale med mottakeren (GDPR artikkel 6 (1) b).
Vi behandler personopplysningene så lenge du ønsker å motta nyhetsbrevet og ikke har avsluttet abonnementet eller på andre måter kommunisert at du ikke ønsker nyhetsbrevet.
2.6. EKSISTERENDE OG POTENSIELLE KUNDER, LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE MV.
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder (i forretningsforhold), leverandører og andre samarbeidspartnere for salg- og markedsføringsaktiviteter, for å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfellene behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i.
Behandlingen av personopplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) for å administrere forholdet til våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og at vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.
Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen.
Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester. I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke kunne inngå avtaler.
Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av leverandører og samarbeidspartnere.
Vi lagrer opplysningene inntil forholdet til kunde, leverandør eller samarbeidspart opphører eller til kontaktpersonen opphører å være kontaktperson, med de unntakene som er nevnt ovenfor.
2.7. REKRUTTERING
Ved rekruttering til nye stillinger hos oss vil vi bl.a. behandle CV, søknad, attester, notater fra intervjuer og resultater fra undersøkelser av referanser, og disse vil inneholde personopplysninger.
Grunnlag for behandling av personopplysninger ved rekruttering er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før en arbeidsavtale med jobbsøker eventuelt inngås (GDPR artikkel 6 (1) b). Gjøres det undersøkelser av oss ut over dette som å kontakte personer som ikke er oppgitt som referanse, undersøke ved søk om historikk mv., behandles personopplysninger på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse for å sikre riktig kandidat til stillingen (GDPR artikkel 6 (1) f). For sistnevnte har vi vurdert at vår berettigede interesse i å rekruttere nye ansatte veier tyngre enn den enkeltes personvern.
Vi oppfordrer deg til å ikke legge inn særlige kategorier personopplysninger, som helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap mv. i din søknad.
Opplysninger i tjenesten slettes straks rekrutteringen er gjort, om du ikke har samtykket til lenger oppbevaring.
2.8. ARRANGEMENTER MV.
For deltakere på arrangementer vil det bli registrert og behandlet kontaktopplysninger samt hvilket arrangement vedkommende skal delta på, slik at vedkommende kan identifisere som påmeldt og at det kan gjennomføres nødvendig kommunikasjon og eventuelt fakturering av deltakeravgift. Behandling av personopplysninger vil skje på grunnlag av å oppfylle en avtale med deltaker (GDPR artikkel 6 (1) b), eller dersom deltakerne representerer en virksomhet på grunnlag av vi har vurdert at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) av å avholde arrangementer som en del av vår virksomhet. I sistnevnte tilfelle har vi vurdert at vår berettigede interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.
I tilfelle det serveres mat og/eller drikke vil vi kunne innhente informasjon om eventuelle preferanser etter samtykke, som kan vise helse og/eller religion ut fra preferansene. Dette er informasjon som kun behandles av oss, og som vil slettes like etter arrangementet. I slike tilfeller vil opplysningene behandles på grunnlag av samtykke (GDPR artikkel 6 (1) a).
2.9. BRUK AV NETTSIDER
Vi bruker Google Analytics som analyseverktøy på vårt nettsted antje.no.
Formålet med å bruke denne programvaren er å forstå trafikken til nettstedet vårt og de besøkendes behov, slik at vi kontinuerlig kan forbedre nettstedet og virksomheten vår.
- Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typene opplysninger vi behandler, er oppgitt ovenfor under hver enkelt behandling.
I stedet for å slette personopplysningene, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å anonymisere personopplysningene. Med anonymisering menes at alle identifiserende eller potensielt identifiserende kjennetegn fjernes fra datasett som tas vare på.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.
- Overføring eller utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysninger videre til andre i andre tilfeller enn nevnt i denne erklæringen og med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med samtykke fra den registrerte eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. Sistnevnte gjelder til offentlig virksomhet som skatteinnkreving (om nødvendig), regnskapsfører/revisor, samt andre som vi har behov for i vår virksomhet.
Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen.
Er det pålagt ved lov eller det er mistanke om at det er begått lovbrudd i forbindelse med bruk av våre tjenester, vil personopplysninger vi har lagret om deg kunne utleveres til offentlige myndigheter.
Dersom personopplysninger kan bli gjenstand for overføring til en annen organisasjon i forbindelse med fusjon, finansiering, omorganisering eller oppløsningstransaksjon av hele eller deler av oss, vil vi kun gjøre dette dersom de involverte partene har inngått en avtale der innsamling, bruk og deling av personopplysningene er begrenset til de formålene som angår transaksjonen, herunder en bestemmelse om hvorvidt transaksjonen skal gå videre eller ikke, og personopplysningene skal kun brukes av de involverte parter for å gjennomføre og fullføre transaksjonen. Hvis et annet selskap kjøper oss eller vår virksomhet eller eiendeler, vil dette selskapet ha tilgang til personopplysningene innsamlet av oss, og vil påta seg de rettigheter og forpliktelser vedrørende dine personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen.
- Overføring av personopplysninger til mottaker i land utenfor EØS
Vi ønsker at all behandling av personopplysninger foretas innenfor EØS, men det vil kunne skje at vi benytter leverandører eller behandler personopplysninger utenfor EØS. I slike tilfeller vil overføring og behandling utenfor EØS skje i land godkjent av EU-kommisjonen eller i samsvar med gyldig rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger etter GDPR kapittel V. Skjer ikke overføring til land godkjent av EU-kommisjonen, vil overføring kun skje etter de garantier som er oppstilt i GDPR artikkel 46 (2). Hvilket grunnlag som er benyttet for overføring, kan du få opplyst om du kontakter oss.
- Linker til tredjeparter / andre nettsteder
Det kan forekomme linker til andre nettsteder eller tredjeparter som tilbyr produkter eller tjenester, og andre steder som ikke er under vår kontroll. Disse koblingene tilbys kun som en mulighet for brukere til å få mer informasjon. Nettsider som ikke er en del av våre, dvs. som ikke er under adressene antje.no, vil behandle personopplysninger som behandlingsansvarlig selv og vil kunne ha separate og uavhengige retningslinjer for personvern. Vi har ikke noe ansvar for innholdet og aktivitetene til disse nettsidene.
- Sikkerhet for behandlingen
Vi har stor respekt for personvern og håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene.
Vi begrenser tilgangen til personopplysningene dine til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne.
Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og rutiner (personvernbrudd), og vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy sannsynlighet for personvernet til de bruddet gjelder, vil vi også varsle disse.
- Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Nedenfor følger dine rettigheter som registrert. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss skriftlig på epost hei@antje.no. Vi vil svare på din henvendelse så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. Tar det lenger tid enn 30 dager vil du få beskjed.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
8.1. INFORMASJON
Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.
8.2. INNSYN
Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg.
8.3. ENDRING OG SLETTING
Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.
8.4. BEHANDLING PÅ GRUNNLAG AV SAMTYKKE
Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller kontakte oss.
8.5. RETT TIL Å BEGRENSE ELLER PROTESTERE MOT BEHANDLINGEN
Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, se GDPR artikkel 33, som:
a) Du bestrider riktigheten av personopplysningene, i en periode som gjør det mulig for oss å kontrollere riktigheten av personopplysningene.
b) Behandlingen er ulovlig, og du motsetter deg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.
c) Vi ikke lenger trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
d) Du har protestert mot behandling etter GDPR artikkel 21 nr. 1 i påvente av kontrollen av om hvorvidt våre berettigede interesser går foran ditt personvern.
8.6. RETTEN TIL DATAPORTABILITET
For opplysninger som du har gitt til oss som er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss), kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til en annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).
8.7. AUTOMATISERT BEHANDLING, HERUNDER PROFILERING
Det vil ikke bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder. Se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4.
- Klager
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Vi ber deg imidlertid om først å kontakte oss, slik at vi kan få utbedret eventuelle feil raskest mulig.
Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
- Endringer
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen vi gir deg her. Har vi dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på forandringer som påvirker deg. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.
- Informasjonskapsler (cookies)
På nettsidene og i tjenestene våre kan informasjonskapsler brukes for å registrere bruken av nettsidene og for å tilpasse nettsidene bedre for brukere for å bedre brukeropplevelsen. En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside legges i din nettlesers internminne eller en nummer-/sifferserie som kan identifisere din nettleser eller enhet som benytter nettsidene (omtales som informasjonskapsler nedenfor for enkelthetens skyld).
Du har muligheten til å hindre at vi plasserer informasjonskapsler i din nettleser. Mange nettlesere eller enheter er innstilt på å akseptere informasjonskapsler automatisk, men du kan selv velge å endre innstillingene slik at kapslene ikke blir akseptert. Ulempen med å deaktivere informasjonskapsler i nettleseren din er at nettsidene ikke vil fungere optimalt. Grunnen er at formålet med de fleste informasjonskapslene vi benytter er å sørge for nettopp funksjonalitet på tjenestene.
Vi kan også benytte andre verktøy enn informasjonskapsler for å innhente informasjon om din IP-adresse, hvilken type nettleser du bruker, din bredbåndsleverandør, operativsystem, dato og tid for besøk på nettsted og tjenester. Denne informasjonen bruker vi til å analysere trender, slik at vi kan gjøre nettstedet og tjenestene mer brukervennlig.